Son documentos o materiales recibidos por una agencia del gobierno en Carolina del Norte mientras se lleva a cabo una transacción pública.

Los expedientes públicos pueden ser tanto impresos como electrónicos, correos electrónicos, papeles, cartas, mapas, libros, fotografías, películas, grabaciones de audio, cintas magnéticas o de otro tipo, expedientes electrónicos de procesamiento de datos, objetos u otros materiales documentales, independientemente de su forma o características físicas.

Si una agencia del gobierno ha recibido un borrador en el transcurso de sus operaciones públicas, ese borrador se convierte en propiedad del estado y, como tal, generalmente se considera un expediente público.

Cualquier persona tiene derecho a examinar y fotocopiar expedientes públicos.

Todas las agencias del estado tienen que permitir el examen y fotocopiado de expedientes públicos. Esas agencias incluyen todas las oficinas públicas, agentes y funcionarios (elegidos y nombrados), miembros del personal, instituciones, juntas, comités, burós, departamentos, autoridades y otras unidades gubernamentales. Se incluyen los gobiernos de condados, ciudades y pueblos.

No. La ley no especifica un procedimiento y no hay un formulario específico por ley.

La ley dice que los exámenes de expedientes deben hacerse en “tiempos razonables” y bajo la supervisión de la agencia. Las agencias tienen la obligación de suministrar copias “tan pronto como sea posible”. Las agencias no tienen la obligación de dar acceso para examinar ni copiar expedientes fuera de las horas laborables regulares.

Si la agencia tiene la capacidad de suministrar copias en un tipo de medio distinto (por ejemplo, en papel o en un disco de computadora), los solicitantes pueden pedir copias en cualquiera y todos los medios disponibles. La agencia no tiene la obligación de poner un expediente en forma electrónica si ese expediente no se conserva en dicho medio.

No. La ley no exige que las agencias gubernamentales den información verbalmente.

No. Una agencia no tiene la obligación de crear un expediente que todavía no existe.

Si un expediente contiene información pública y confidencial, la agencia puede separar o tachar las partes confidenciales. Si el documento completo es confidencial, la agencia no tiene la obligación de presentar el expediente.

Las agencias gubernamentales no pueden cobrar por el examen de los expedientes. Se pueden cobrar cuotas por las copias. Las cuotas por expedientes certificados han de cobrarse conforme a la ley. (Véase NCGS 132-6.2b). Si el fotocopiado implica una labor de oficinista extensa o ayuda de un supervisor, la agencia puede cobrar una cuota especial por el servicio, además de lo que cueste la duplicación en sí. Esa cuota por el servicio tiene que ser razonable y basarse en costos laborales reales. Las agencias también pueden cobrar el costo de enviar copias por correo.