Qu'est-ce qui constitue un document public?

Il s'agit des documents ou supports créés ou reçus par un organisme public en Caroline du Nord dans le cadre d'une affaire d'intérêt public.

Le terme de « document public » s'applique-t-il uniquement aux documents papiers?

Le terme de « document public » s'applique à la fois aux documents papier, aux documents électroniques, aux e-mails, aux papiers, aux lettres, aux cartes géographiques, aux livres, aux photographies, aux films, aux enregistrements sonores, aux bandes magnétiques ou autres bandes, aux enregistrements de données informatisées, aux artéfacts ou autres supports de documentation, quelles que soient leur présentation ou caractéristiques physiques.

Les traites font-elles partie des documents publics?

Si ces traites ont été reçues par un organisme public dans le cadre d'une affaire d'intérêt public, elles deviennent propriété de l'ةtat et à ce titre, elles sont généralement considérées comme des documents publics.

Qui peut inspecter ou obtenir des copies des documents publics?

N'importe qui a le droit d'inspecter, d'examiner et d'obtenir des copies de documents publics.

Quels sont les organismes publics qui doivent autoriser l'inspection et fournir des copies des documents publics?

Tous les organismes publics d'ةtat doivent autoriser l'inspection et fournir des copies des documents publics. On compte parmi ces organismes tous les bureaux de la fonction publique, les fonctionnaires et représentants officiels (élus et nommés), les membres du personnel, les institutions, les comités, les commissions, les divers bureaux, les départements, les autorités et d’autres unités de la fonction publique. Les comtés, villes et municipalités en font partie également.

Existe-t-il une procédure précise pour présenter une demande de documents publics?

Non. La loi ne spécifie pas de procédure et il n'existe pas de formulaire précis prévu par la loi.

Existe-t-il un délai de réponse pour les organismes publics?

La loi indique que l'inspection et l'examen des documents doivent être rendus possibles « à des moments raisonnables » et sous la supervision de l'organisme. Les organismes sont tenus de fournir les copies « aussi rapidement que possible ». Ils ne sont pas obligés de permettre l'accès pour inspection ou copie en dehors des heures ouvrables.

Le citoyen peut-il demander des copies de documents publics sous tous les formats disponibles?

Si l'organisme est en mesure de fournir des copies dans différents formats (p. ex.: impression ou CD-ROM), les demandeurs pourront demander des copies sous tous les formats disponibles. L'organisme n'est toutefois pas dans l'obligation de mettre un document sous format électronique si ce document n'existe pas déjà sous cette forme.

L'organisme public est-il dans l'obligation de communiquer des informations verbalement?

Non. La loi n'oblige pas les organismes publics à fournir d'informations verbales.

L'organisme public est-il dans l'obligation de créer ou de collecter des documents suite à une demande?

Non. Aucun organisme n'est obligé de créer d'archive qui n'existe pas déjà.

Comment l'organisme traite-t-il les documents contenant des informations confidentielles?

Dans le cas des documents contenant des informations à la fois publiques et confidentielles, l'organisme pourra séparer ou effacer les parties confidentielles. Si la totalité du document est confidentielle, l'organisme n'est pas dans l'obligation de fournir ce document.

L'organisme peut-il demander un paiement en échange de documents publics?

Les organismes publics n'ont pas le droit de demander de paiement pour l'inspection des documents. Des frais pourront être facturés si des copies sont effectuées. Des frais d'attestation des documents seront facturés conformément aux dispositions de la loi (Cf. N.C. GEN. STAT. 132-6.2b). Si la création de copies entraîne un travail de secrétariat ou de supervision particulièrement intensif, l'organisme pourra  alors facturer des frais de service en plus des coûts effectifs de création des copies. Ces frais de service devront être raisonnables et calculés sur la base des coûts effectifs de main d'œuvre. Les organismes pourront également demander le remboursement des frais d'expédition des copies.

Foire aux questions sur les politiques et procédures de la NCAOCQuels frais me seront facturés?

L'inspection des documents publics est gratuite. Conformément à la loi G.S. 132-6.2, la NCAOC facture des frais nominaux de l'ordre de 0,25 USD par page pour toute copie de document public. Pour les demandes de documents publics hors du commun, la NCAOC pourra facturer des frais supplémentaires, conformément à ce qui est autorisé par la loi G.S. 132-6.2(b) si, selon la NCAOC, la demande nécessite « une utilisation particulièrement intensive des ressources informatiques ou un travail de secrétariat et de supervision particulièrement intensif de la part du personnel de l'organisme concerné ». La personne ayant présenté une demande de documents publics à la NCAOC recevra une estimation des coûts relatifs à la demande avant que tout travail de tirage ne soit entrepris.

Existe-t-il des documents que vous êtes autorisé à ne pas divulguer?

Cliquez ici pour la liste des documents exclus de l'obligation de communication par le système judiciaire.

Comment présenter une demande de document public?

La NCAOC demande à ce que toute personne présentant une demande de document(s) public(s) le fasse par écrit. Le fait d'envoyer la demande par écrit permet de garantir l'exactitude de la réponse. Les demandes pourront être envoyées par Internet en remplissant le formulaire de demande électronique de documents publics (Public Records Electronic Request Form). Si vous préférez envoyer votre demande à la NCAOC par courrier, imprimez et remplissez le formulaire de demande électronique de documents publics (Public Records Electronic Request Form) et envoyez-le à l'adresse suivante:

Public Records Request 
PO Box 2488 
Raleigh, NC 27602

Combien de temps faut-il compter avant d'obtenir les documents?

La NCAOC répondra à votre demande aussi rapidement que possible. Le laps de temps nécessaire pour la communication des documents dépend de la complexité de la demande.

Puis-je faire appel d'un refus de la NCAOC?

Oui. Lorsqu'une demande est rejetée dans sa totalité ou en partie, il est possible de demander à la NCAOC de la réexaminer. La procédure d'appel est décrite sur: [email protected]. De surcroît, si vous pensez qu'un document public a été retenu injustement, vous pouvez présenter une demande de médiation précontentieuse auprès de la NCAOC en remplissant le formulaire AOC-CV-830, qui devra ensuite être déposé auprès du tribunal adéquat.

Qui est le dépositaire des documents à la NCAOC?

La NCAOC n'est pas dépositaire de tous les documents de justice. Le bon dépositaire pour tout document relatif à un dossier judiciaire est le greffier du tribunal du comté où l'affaire a été enregistrée. La NCAOC s'occupe des requêtes de documents relatifs à l'emploi pour les employés du système judiciaire. 

La NCAOC peut-elle créer des attestations de documents?

La NCAOC ne peut pas créer d'attestations de documents. La loi ne lui en donne pas le droit. Par contre, une attestation des documents relatifs aux affaires pourra être délivrée par le greffier du comté où l'affaire est enregistrée. Il faut savoir que des frais pourront être facturés, conformément à ce qui est autorisé par la loi G.S. 132-6.2 pour les attestations de documents.